การจัดตำแหน่งข้อความ

     ในการจัดวางข้อความลงไปในเอกสาร ควรจัดวางข้อความให้มีความน่าสนใจ และสอดคล้องกับชนิดของเอกสารนั้น ๆ ด้วย ซึ่งการจัดวางข้อความลงไปในเอกสารนั้น ก็มีอยู่หลายลักษณะด้วยกัน ได้แก่

     1    การจัดตำแหน่งข้อความแบบกึ่งกลาง

     1.1    เลือกข้อความที่ต้องการ

     1.2    คลิกปุ่ม กึ่งกลาง (Center) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+Eบนคีย์บอร์ดก็ได้ 



     2    การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบชิดทางซ้าย

     2.1    เลือกข้อความที่ต้องการ

     2.2    คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดซ้าย (Align Text Left) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+Lบนคีย์บอร์ดก็ได้

          3   การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบชิดทางขวา

      3.1    เลือกข้อความที่ต้องการ

      3.2    คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดขวา (Align Text Right) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+Rบนคีย์บอร์ดก็ได้ 

 4    การจัดวางข้อความแบบเต็มแนว

 4.1    เลือกข้อความที่ต้องการ

 4.2    คลิกปุ่ม เต็มแนว (Justify) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+Jบนคีย์บอร์ดก็ได้ 

 

  5    การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบกระจายเต็มแนว

  5.1    เลือกข้อความที่ต้องการ

  5.2    คลิกปุ่ม กระจาย (Distributed) 

การใส่ลำดับตัวเลขให้ข้อความ

           หากในเอกสารมีแต่ข้อความที่เป็นตัวอักษร ก็อาจจะทำให้ยากต่อการทำความเข้าใจ และยากที่จะจัดการกับข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเราสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างง่าย ๆ ด้วยการจัดลำดับตัวเลขให้กับข้อความด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

            1    คลิกหน้าข้อความแรกที่จะจัดลำดับ

            2    คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

       3   คลิกปุ่ม ลำดับเลข (Numbering) แล้วเลือกรูปแบบลำดับเลขที่ต้องการ 

 

การสร้างเอกสารใหม่

    ส่วนมากการทำงานอันดับแรกในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้าง เอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้ ดังนี้

  1   การสร้างเอกสารเปล่า

  1.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >เอกสารเปล่า (Blank document)

  1.2    คลิกปุ่ม สร้าง (Create) หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา

 2    การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

     เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

     2.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >ตัวอย่างแม่แบบ (Sampletemplates)



 2.2    เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

 2.3    คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

2.4    เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาตามแม่แบบที่เลือก

 

การกำหนดรูปแบบอักษร

ในการสร้างเอกสารขึ้นมาแล้ว หลังจากที่ป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไป เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม และสมบูรณ์มากขึ้น ควรมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับความต้องการในการนำไปใช้งาน

1    การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ก่อนการพิมพ

1.1    คลิกเมาส์วางเคอร์เซอร์เพื่อเริ่มการพิมพ์

        1.2    คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

        1.3    เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ  

       1.4    เมื่อพิมพ์ข้อความขึ้นมา รูปแบบตัวอักษรก็จะปรากฏเป็นไปตามที่กำหนด

2  การกำหนดรูปแบบตัวอักษร หลังการพิมพ์

2.1   คลิกเมาส์ซ้ายเลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร

2.2    คลิกแท็บหน้าแรก (Home)

2.3    เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ

2.4    ข้อความจะถูกปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรตามที่เลือก 

3  การเพิ่มความหนาให้กับข้อความ

3.1    เลือกข้อความที่ต้องการเพิ่มความหนาให้กับตัวอักษร

3.2    คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

        3.3   คลิกปุ่มที่เป็นอักษร B (Bold) 

4   การปรับเปลี่ยนข้อความให้เป็นตัวเอียง
4.1    เลือกข้อความที่ต้องการปรับรูปแบบให้เป็นตัวเอียง
4.2    คลิกแท็บหน้าแรก (Home)
4.3    คลิกปุ่มที่มีลักษณะเป็นตัวอักษรI  (Italic)

5   การขีดเส้นใต้ให้ข้อความ
5.1    เลือกข้อความที่ต้องการขีดเส้นใต้
5.2   คลิกแท็บหน้าแรก (Home)
5.3    คลิกปุ่ม U (Underline)

  6     การกำหนดปรับขนาดตัวอักษร
  6.1    เลือกข้อความที่ต้องการปรับขนาดตัวอักษร

  6.2    คลิกแท็บหน้าแรก (Home)

  6.3    กดที่ลูกศรลงมา แล้วเลือกขนาดตามต้องการ

7    การปรับเปลี่ยนสีตัวอักษร

7.1    เลือกข้อความที่ต้องการกำหนดสีตัวอักษร

7.2    คลิกแท็บหน้าแรก (Home)

7.3    คลิกปุ่มอักษร A (Font Color) เลือกสีของตัวอักษรที่ต้องการ

8    การใส่สีเน้นข้อความ

8.1    เลือกข้อความที่ต้องการใส่สี



8.2    คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

8.3    คลิกเลือกปุ่ม สีเน้นข้อความ  (Text Highlight Color) แล้วเลือกสีที่ต้องการใช้เน้นข้อความ

 

การบันทึกเอกสาร

       หลังจากที่พิมพ์งานแล้ว มีการจัดเก็บเอกสารไว้สำหรับการใช้งานในครั้งต่อไป ซึ่งการบันทึกเอกสารนั้น ก็มีอยู่หลายรูปแบบ ซึ่งต้องเลือกบันทึกเอกสารให้เหมาะกับการนำไปใช้งาน

1    การบันทึกเอกสารใหม่

1.1    คลิกปุ่มแฟ้ม (File) >บันทึก (Save)

1.2    เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

1.3     กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

1.4     คลิกปุ่ม บันทึก (Save)



2     การบันทึกเอกสารแบบสำเนา

                  การบันทึกเอกสารแบบสำเนาเป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อป้องกันกรณีฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น  การเปิดไฟล์เอกสาร หรือไฟล์สูญหาย เป็นต้น ซึ่งการบันทึกไฟล์ลักษณะนี้ทำได้โดย

           2.1    คลิกปุ่มแฟ้ม (File) >บันทึกเป็น (Save As)

2.2    เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

2.3    กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

2.4    คลิกปุ่มบันทึก (Save)

3  การบันทึกเอกสารให้ใช้ได้กับ Word 97-2003 ใน Word 2010

การบันทึกเอกสารแบบ Word 97-2003 เป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อนำไปเปิดในโปรแกรม Microsoft Word เวอร์ชัน 97-2003 ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ ทำได้ดังนี้

3.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >บันทึกเป็น (Save As)

3.2    เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

3.3    กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

3.4    กำหนดชนิดของไฟล์ให้เป็น Word 97-2003 Document แล้วบันทึก (Save)



การกำหนดขนาดกระดาษ

การกำหนดขนาดกระดาษ

ปกติขนาดกระดาษที่เรียกขึ้นมาใช้งานนั้น โปรแกรม Microsoft Word 2010         จะกำหนดขนาดกระดาษเป็น A4 โดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้สามารถกำหนดขนาดกระดาษใหม่  ได้ดังนี้

1    การกำหนดขนาดกระดาษเอง

1.1    คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

        1.2    คลิกเลือกขนาด (Size) แล้วเลือกขนาดกระดาษตามต้องการ

2   การเลือกกำหนดความกว้าง ความยาว ของกระดาษตามความต้องการ

2.1    ผู้ใช้สามารถกำหนดขนาดของกระดาษเองโดยคลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ

(Page Layout)

2.2    คลิกปุ่ม ขนาด (Size) >ขนาดกระดาษเพิ่มเติม

2.3   ที่แท็บกระดาษ ผู้ใช้สามารถกำหนด ความกว้าง และความสูง ตามความต้องการของผู้ใช้

     3     การจัดวางหน้ากระดาษของเอกสาร

   3.1    คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

   3.2    คลิกเลือกการวางแนว (Orientation) แล้วเลือกแนวการจัดวางหน้ากระดาษตามความต้องการ

      4  การกำหนดระยะขอบกระดาษใน Word 2010

        การกำหนดระยะขอบกระดาษนั้น มีผลโดยตรงเมื่อสั่งพิมพ์หน้ากระดาษออกมา เนื่องจากระยะขอบกระดาษที่แคบจะไม่มีพื้นที่เหลือให้เข้าเล่มได้ ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดระยะขอบกระดาษที่เหมาะสม ซึ่งการกำหนดระยะขอบกระดาษสามารถทำได้ดังนี้

 4.1    คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

 4.2    คลิกเลือกระยะขอบ (Margin) แล้วเลือกระยะขอบที่ต้องการ

การเพิ่ม และลบไอคอนคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน

      คลิกปุ่มลูกศรบนแถบเครื่องมือเร่งด่วน แล้วเลือกคำสั่งที่ต้องการ จากภาพจะลองเพิ่มปุ่ม    E-mail เข้ามา

               คำสั่งที่ได้เลือกก็จะแสดงขึ้นมาบนแถบเครื่องมือเร่งด่วน

    การลบไอคอนคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน    คลิกเมาส์ขวาไอคอนที่ต้องการลบ แล้วเลือกคำสั่ง เอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน (Remove from Quick Access)